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おはようございます。
医療・介護・福祉経営コンサルティング Fukushi Vision Group株式会社の塚本です。
本日は訪問看護ステーション『新規立ち上げ時』のコンサルタントの役割についてお話いたします。
私どものような経営コンサルタントは常日頃から、
何をするひとなの？
何をしてくれるの？
いくらかかるの？
コンサルタントを利用したことがない人、利用したけど失敗した人は「コンサルタント」という名前を聞いて過剰な反発心を抱くことが往々にしてあります。
しかし、コンサルタントが全て悪いわけではありませんからね。
私どもも、なんとかお客様の目標達成を一緒に成し遂げたいと思ってご支援しています。
さて、今回、私どもが行った『訪問看護ステーションの立ち上げ時』の支援について、解説したいと思います。まだ途中段階ではありますが、今回、特にコンサルタントが介入してよかったポイントがありますので、併せてお伝えできればと思います。
【目 次】
Vol.1 コンサル利用目的と外部システムの利用
まず、訪問看護ステーションの立ち上げ時にコンサル会社を利用する目的についてですが、これは正直なところ、人それぞれです。
外部の人間に対して何か支援を求めるということは、ご利用者が訪問看護サービスを利用するとの同じで、何か今の状況が目指したい場所との乖離が生じていることだと思います。
この理想と現実との乖離について、どこまで理解・自覚しているかというところがコンサルを利用する際のポイントであると考えております。
今回の支援は、どちらかといえば訪問看護を立ち上げたいけど、
開業し、事業として黒字化するためには「何をすればいいの？」という状況であり
自分たちでやるべきこと、外部の力を借りるべきところの分解ができていなかった状況にあります。
それでも重要なのは、何をすべきか分かっていないことをしっかりと自覚しているところです。
自覚しているからこそ、何をすべきかリサーチし外部の力を借りなければならないというのは、今回の事例に限らず正しい選択だと思います。
Fukushi Vision Group株式会社は、立ち上げ支援を行っていますが届け出から融資を引っ張るような代行支援は行っていないため、ある企業を一つ紹介したいと思います。
皆さんは『カイポケ』はご存じでしょうか？？
カイポケは訪問看護に限らず、居宅介護支援事業所や訪問介護、障害分野においても運営システムを安価で提供している会社です。
今回、弊社のお客様でも『カイポケ』を利用したことで
カイポケが連携している税理士・行政書士の協力を得ながら、スムーズに開業を進めることができていました。
カイポケが行っているシステム利用を前提として、このような開業支援については、安価であり非常に便利なサービスです。
今回、お客様はカイポケの15万円程度の開業支援を受ける選択をしましたが、中でもお値段以上だと思ったのは、融資を受ける際の収支シュミレーション、事業計画書、補足資料の作成が行われたことです。
ほかにも市場調査の資料などありましたが、上記以外は特に必要ない資料でした。
ただし、この融資を受けるための資料作成は初めて作成する人にとっては、大変に労力のかかる仕事なので、15万円払ってでも作成してもらう必要があります。
これで融資を受けられるならば、15万円は非常に安い料金です。
開業後のシステム利用が月額25,000円も安いのに、重要な融資書類を格安で作成してくれるのであれば『カイポケ』利用はぜひおすすめしたいところです。
Vol.2 開業時の大きな課題
開業時の大きな課題は何といっても『人材確保』です。
例え融資を受けていたとしても、看護師が自分ひとりの場合で開業するのは苦難の道になるかもしれません。
一人で開業する場合と友人や知人で開業する場合の課題について、人材確保の方法を含めて解説したいと思います。
1) 経営者が看護師で一人で始める場合
この場合は、あと2人の看護師人材を確保しなければなりませんから、相当な苦難の道となりますが、この状況こそ、融資と自己資金を上手に活用しながら人材採用を行いましょう。
そこで、お金がない状況だからこそおすすめしたい人材採用の方法があります。
①無料媒体を活用する
インターネット求人媒体の中で、無料掲載できるものがいくつかあります。私たちも過去に支援したときは、無料媒体から看護師採用を成功することができました。
ただし、無料媒体で看護師採用するときの心構えは「来たらラッキー」程度に思っておいたほうがいいでしょう。
実は最近では、無料媒体で採用できるケースは非常に少なくなっております。
それは当然のことで、求人運営側も無料で採用されたら売り上げに繋がらないので困りますよね。なので、無料媒体で採用できないように”そもそもの登録基準”を厳しくするなど、様々な手段で有料に移行させようとしてきます。
以下が、採用できる可能性は低いけども整備しておくことで確立を上げることができる媒体となります。
ぜひ参考にしてください。
・インディード
・エンゲージ
・求人ボックス
・ジモティー
②ハローワークを活用する
次に、無料で採用すると言ったら『ハローワーク』です。
今、訪問看護ステーションにおいて看護師を採用する際には、必ず数十万円の採用費用がかかってきます。
そんな中で、唯一完全無料で採用できるのが『ハローワーク』なのですね。
一時期はハローワーク活用が廃れた時期もありましたが、他の有料求人と同じようにインターネット上で利用できるようになったのも特徴のひとつです。
予算に限りがある状況で、事業を継続させることを考えたら絶対に活用することをおすすめいたしいます。
ここでハローワークを活用すべき理由について３つ紹介したいと思います。
【活用すべき理由①】：費用が無料で採用費が０円！
これは先ほど前述したとおり、採用費用が０円というは大きな特徴ですね。普通なら数巡万円から百万円以上かかるところが０円というのは、開業当初は本当に助かります。
【活用すべき理由②】：スカウト送信が可能！
ハローワークには数年前より、他の有料求人媒体と同じく「スカウト機能」がついています。
本来の名前はスカウトではなく「リクエスト」となりますが
リクエスト送信をすることで直接、ハローワーク登録者へメッセージを送ることができます。
ただし、１ヵ月に送れるリクエスト数は１０件となりますので、
ぜひ厳選して送ってください。
【活用すべき理由③】：応募者が厳選されている！
例えば、インディードであればワンクリックで誰でも応募できるのが特徴ですが、その手軽さゆえに本気度・真剣度が低い応募者からの応募が増える可能性があるのです。
そのため、そういった真剣度の低い応募者への対応をせまられ、無駄な時間コストを払うことになる可能性があります。
反対に、ハローワークであれば必ず窓口を通します。
そのため本気度・真剣度の高い応募者が集まる可能性が高くなります。
現に、これまでもハローワークで採用できた人は、９割の確率で入社に至っていますから
ぜひ活用してほしいと思います。
2) 経営者が看護師で友人や知人で始めた場合
友人や知人で開業する場合には、既に2.5人の人員基準がそろっていますから人材確保について比較的、心の余裕がありますね。
私もなんどか、既に2.5人そろっている状態の訪問看護ステーションをご支援したことがありますが、人がそろっていれば、あとは売り上げを作るために努力するだけですから大きな問題はありません。
しかし、いくら友人・知人とはいえ準備すべきこと、守るべきルールはあります。
それは「お金」と「法律関係」はしっかりと整備しておくということです。
私も、恥ずかしながら当初は残業代、固定残業代、有給取得方法、これらと労働時間の関係における知識が乏しく、従業員に迷惑をかけたこともありました。
その反省を生かし、今は社会保険労務士の資格取得の勉強に励んでおります。
話はそれてしまいましたが、このあたりは友人だから、知人だからという甘い関係や言葉で済まされないほど重要なことなのです。
「友人だから・知人だから」こそ、信頼を損なわれないように整備する必要があります。
看護師としてサラリーマンとして勤務いていた頃と違って、経営におけるすべてのことを理解し、責任を負うのが経営者であることから、その自覚を持てば何を優先順位に考えるべきか理解できるはずです。
また人数がそろっているからと言って、安心してはいけません。
やはり、友人・知人というのは共に仕事をするのに一定の距離感がなければいけません。
家族を含めて、身内で仕事をするほど難しいものはありません。
友人だった"あなた"と経営者になった”あなた"の大きな違いは・・
『厳しいことを言うべき時がある』ということです。
厳しいことを伝えた時のギャップに対して、場合によっては反発してしまい
結局は支援の方向性の違い等における退職に繋がる可能性があります。
ということは、知人・友人で始めたからと言って『採用活動』をしなくてよい理由にはならないということで、引き続き、一人で始めるのと同様に無料媒体・有料媒体活用する必要があります。
一言でいうならば「人は流動的」であるということです。
3) 意思疎通や考え方の不一致
開業時の課題は、何も人材確保だけではありません。
これまで従業員として組織の一部をになっていた看護師が、いきなり開業届を出したときから経営者になるということは、大きなギャップが生じると共に「責任」と「覚悟」を背負うことになります。
経営者としてまず着手すべきは、組織で働く人たちとの「意思の統一化」です。
意思の統一化と聞いて、よく誤解されるのは「理想の支援」をどのように作っていくか協議するということです。
これは、確かに根本的に重要な位置に存在する「決めごと」ですが、この理想を掲げるまえに設定・整理・整備するこがあります。
それが意思決定プロセスと具体的な運営方針と運営方法です。
このように聞くと、ちょっと小難しい話に思えてしまいますが
つまり組織内のルール設定のことです。
これらを一つずつ説明していきます。
①それぞれの決裁権について
まずは決裁権です。訪問看護ステーションを知人・友人で始める場合、必ずぶつかるのが決裁権です。
簡単に言うと、それぞれの職員が持っている”物事"を決める権利のことです。
最初は特に、いくら創業者が経営者といっても、これまでの平等な友人・知人関係から抜け出すのは非常に困難なことから、どの程度の粒度で物事を誰が決められるのか、初めから決めておいたほうがいいでしょう。
②守るべき業務ルールについて
知人・友人の看護師はそれぞれ看護感や方法が異なります。
看護支援だけでなくとも仕事のやり方そのものが異なる場合がありますので、一つひとつ、業務のやり方、守るべき事項について共通認識を持ち話う必要があります。
③守るべきビジネス的マナーについて
業務ルールの他に守るべきは『ビジネスマナー』です。
経営者となる方は、既に外部とのやり取りや連携を意識しているため、名刺交換、言葉遣い、立ち振る舞いに関して勉強されていると思います。
しかし、知人・友人の看護師さんは、病棟からそのまま引っ越しされてくる場合もありますから、一定のビジネススキルは訓練しておきましょう。
これまで私が支援して特に注意が必要だと思ったのは『言葉遣い』と『服装』です。ここは相手が最も気にするポイントですから注意してください。
④それぞれの役割について
経営者とそれ以外では、実は大きく役割の差があります。まず経営者の役割について正しく認識できている人は少ないと思いますので、一言でまとめてみます。
◆経営者の役割 ＝ 意思決定と責任
つまり、事業を進むべき方向性を決め、すべての行動や判断に対して意思決定し、現場で起きたことすべての責任を取ることです。
◆それ以外の職員 ＝ 生産活動と部分責任
売上を作るための行動に労力を注ぎ、任された仕事に対して責任を持ちます。意思決定も比較的、現場の中、組織の中で決められたことであれば可能となります。
⑤報連相について
私はこの「報連相」こそが、組織を円滑に運営し組織目標を達成するための鍵であると認識しています。
実は最も難しい報連相。報連相は何のために行い、どのような方法で、どのタイミングで行うのか、意外と理解されていません。これが滞ることで大きなクレームにもつながりますから、最初の段階で決めておくべき内容です。
◆報告 ⇒ 事後 ⇒ 情報共有
◆連絡 ⇒ 途中 ⇒ リスク回避
◆相談 ⇒ 事前 ⇒ 対策検討
いずれの場合も共通するのは『責任の分配』です。
報連相を方々にすることで、一人で責任を負わずに済みます。
かならず報連相のルールを作っておきましょう。
Vol.3 コンサルタントの役割について
ここまで「訪問看護ステーションの立ち上げ」に関して様々なリスクや検討すべきこと、人材確保も含めて重要な内容を解説してきました。
このような状況の中で、いかにして経営コンサルタントを活用するのか？というのをこれより、わかりやすくお話いたします。
これを聞くと、敷居の高かったコンサルタント活用も、使い方さえ分かれば新規開業時に抵抗なく依頼ができるようになります。
もちろん、コンサルタントという一見怪しい職業に対して依頼するのは抵抗があると思いますが、コンサルタントも千差万別ですからね。
また、ここまで見てきたような課題については、私どもFukushi Vision Group株式会社でも問題なくご支援ができる範囲です。
訪問看護の現場の実態について、相当深く知っているわけではありませんが、どのようにマネジメント・オペレーションすべきかなど、人が最も最適かつ適切に働けるようにするには現場を知ることよりも、考え方のアレンジが必要だと思います。
概ね、コンサルタントという人種は”考え方のアレンジ"を得意していますから、そういった意味での活用を強くお勧めしたいところです。
コンサルタント活用その１
『知恵を借りる』
コンサルタント活用方法として、まずは自社に不足しているであろう『知恵』を借りることができます。
特に、コンサルタントという人種は様々な企業における支援経験による「知恵と知識の蓄積」がなされているため、競合他社や同業種の情報を豊富に持っているケースがあります。
訪問看護ステーションを立ち上げる際、この立ち上げにおける問題点、課題点、成功事例、失敗事例を共有することで、立ち上げから黒字転換までのストーリーを思い描きやすくなります。
私が、直近で知恵を出しながら立ち上げ支援を行い、介入してよかったと思うののは「開業前の事前調整」です。
いうなれば「運営会議」です。
立上げメンバーを揃えた状態で、3か月後の開業を控え、まだメンバー同士コミュニケーション、意思疎通が図れておらず、また運営に関しての看護の方向性、立ち上げメンバー以外の雇用内容の設定、処遇など、黒字転換と開業後の運営を想定した総合的コンセンサスです。
こういった看護師が集まった会議というのは往々にして、話し合がそれてしまいます。
また、立ち上げ時に支援すべき利用者層を限定しすぎることもあります。
・緊急を受けない
・精神の２４時間対応は行わない
・土日は完全休みにする
・オンコールは積極的にやらない
・医療的ケア児は受けない
・医療保険だけは受けたくない
・遠方は断る
このように初めから、いろいろな制約を設けるのであれば開業などしないほうがいいでしょう。
なぜ訪問看護開業するのか、覚悟が定まっておらず目標が明確ではない経営者に限って、制約を設けたがります。
こういった事前打ち合わせでは、コンサルタントして比較的、厳しい言葉を投げかけることがあります。
「６ヵ月で潰れますよ」
地域の課題や利用者の課題を無視して、自分たちの働きやすい都合で設定する際には、必ず軌道修正やマインドセットを行います。
もちろん、ただ潰れるという脅しをするのではなく、地域事情、業界事情、今後の市場動向を鑑みた上で、支援の幅を限定することが宜しくないということを提案と助言で伝えるのです。
知恵を提供するというのは、目に見えないわかりにくいベネフィットですが、コンサルタントという職業は、知識や経験を上手に伝え、組織が目的を達成するための助言や提案を積極に行います。
コンサルタント活用その２
『手を借りる』
「手を借りる」というのは、つまりは労働力を担保するために一時的に手足を動かす作業的支援を受けるということです。
この「手を借りる」というのは、知恵を借りる以上に重要な支援となります。
こと"仕事"において、最も難しいのは出し合ったアイデアや、考えを具現化することです。
「具現化」＝言語化・見える化
誰しも話し合うのは得意だけど、それを形にしてさらに実行するまでは非常に難しいものです。
訪問看護の立ち上げも同じで、開業までのストーリーを話し合うためには、開業までにやるべきことを一覧にし、そして必要なことや期日を記載し、会議のたたき台を作成しなくてはなりませませんが、こういった資料を作ることも一つの『見える化』なのです。
他にも、立ち上げ時にはコンサルタントと一緒に進めなければならないことは、たくさんあります。それぞれどのように言語化・見える化し、作業を進めるのか説明したいと思います。
１）人材確保における「手を借りる」支援について
訪問看護立ち上げの際に、人材確保が重要であるというのはお伝えいたしましたが、この人材確保のための準備がとても大変なのです。
私たち、コンサルタントというのは”今”だけを見るのではなく立ち上げた後の問題や課題、リスクを減らすために”未来”を見ながら行動します。
そのため、人材確保における「手を動かす支援」には下記のようにいくつかあります。
・求人媒体の登録
・求人票作成のためのヒアリング
・求人票作成
・採用管理表の作成
・スカウトメッセージ作成
・スカウトメッセージ送信
・応募者への初回返信
・応募者対応（電話・メッセージ）
・面接調整
・面接同席
・面接代行
・オリエンテーション資料の作成 等
この他にも、働き方や処遇、給与等を資料にまとめ、わかりやすく資料化することなども含まれます。
特に多いのは、会議や打ち合わせで出た内容を言語化し、まとめ、そして次回の打ち合わせをスムーズに行うための資料化ですね。
簡単そうに見えて、実は大変な作業なのです。
２）売上確保における「手を動かす支援」について
売上確保のための支援は、段階的には人材確保が終わり、運営方針を決まり、いよいよ開業するぞ！といったフェーズだとお考え下さい。
ここで、看護師として大きな壁にぶち当たることになります。
それは『営業活動』です。
私たちは、これを「地域連携活動」と言い換えております。一般的な福祉的概念をは多少ずれる言葉の使い方ではありますが、営業活動ではなく、地域連携活動と名付けております。
病院勤務していた看護師が、会社経営をするためには売り上げを確保する必要があります。いかに短期間で訪問看護ステーションを黒字化できるか？
これは非常に大きなポイントとなります。
初めての地域連携活動で、何をすればいいのか。悩む経営者も多いと思います。
この場合、私たちは「知恵」を授けながら、実際に「手や足を動かす」ことをします。つまり、言ってみせて、そしてやって見せるのです。
黒字化まで、地域連携活動は非常に大変です。
過去、栃木県において立ち上げて6ヵ月経つ訪問看護ステーションの支援を行いましたが、経営者や職員は病棟上がりの看護師だったもので、営業活動の「え」の字も知りませんでした。これは悪いことではなく当然のことなのです。
この場合も、まずは地域連携活動の基本概念を説明し、そして具体的な基本戦略を伝え、実際に計画を立て一緒に実行しました。
地域連携活動で、よく誤解されるのは『飛び込み訪問』が最も効果的であり、訪問回数を増やせば問い合わせが来ると思われていることです。
確かに訪問回数を増やせば、接触回数が増えるので「ザイエンス効果」により、信用が増える可能性はありますが、
ただ回数だけを目標にした飛び込み訪問には限界がありますので、飛び込み訪問だけではないほかの方法も含めて検討したほうがよいでしょう。
私たちが地域連携活動で伴走するときは、飛び込み訪問に同行しながら、訪問や会話、連携強化といった質を改善する支援も行います。
また訪問以外の方法においても、そこは経験豊富なコンサルタントでもありますから、様々な集客手段を携えております。
いかがでしたでしょうか。
訪問看護ステーション立ち上げ時には、中々、コンサルに依頼をしようとは思いませんよね。しかし、自分たちの能力を理解することで、一時的に不足していることを補うことができれば、より黒字化へ近づけることができるのです。
特に最初は分からないことばかりですから、
不安や心配はあると思いますが、一度弊社にご相談ください。
まずは無料相談からどうぞ。
FukushiVisionGroup株式会社 医療・介護・福祉経営コンサルティング
１．営業の右腕（営業支援）
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