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おはようございます。
Fukushi Vision Group株式会社 医療・介護・福祉経営コンサルティングの塚本です。
本日も、『会議』について考えてみます。会議は無駄ではないと、数日前に書きましたが、改めて会議について、さらに状況に合わせて使い分ける必要性についてお伝えしたいと思います。
まずは、果たして「会議に意味はあるのか？」というのを考えみます。
結論から申し上げると、私は個人的な意見として会議は重要であるという認識です。
よく相談いただく内容として、下記の３点がありますが、皆さんはどのように考えますか？
１．会議を毎週行う意味について
２．zoom等の方法がある中で対面との違いについて
３．世の中は会議が削減されている中で”あえて”会議を行う意味について
確かに、この３点は非常に重要な会議に対する指摘ですよね。
「１」について考える場合、確かに、毎週実施する必要があるのか。週１回も時間を確保する意味があるのか、とても悩むところです。
私の回答としては、「毎週実施する必要がある”内容”であれば実施する」です。
必要性がないのに、実施するのは時間の無駄になってしまいますから、毎週必要なのであれば、開催するのは間違いないでしょう。
毎週開催するというのは、中々の頻度です。ということは、比較的、短期間の目標設定をしており、急を要する内容だと思います。
では「２」についてはいかがでしょうか。コロナ以降、働き方や会議の方法が一変しました。zoomというオンライン手法が、これまでかというほどに会議のやり方を変えました。それにより、会議の効率化を図り、時間短縮に成功したのも事実です。
しかし、zoomにはデメリットもあります。それは相手が人間であるという配慮が欠けているということです。
zoomは効率性を重視している分、内容が相手に十分伝わらないこともあり、結局対面で打ち合わせすることもしばしば。
そこで、会議の内容に応じてzoomか対面かを使い分けることをお勧めします。
【会議は全部で４種類】
①報告会議 → zoom
②検討会議 → 対面
③決定会議 → zoomか対面
④コミュニケーション会議 → 対面
長時間かつ内容が濃い会議は、基本対面が良いと思います。
最後に「３」です。世の中が会議を削減している中で、果たして会議を実施する意味はどこにあるのか？ということです。
確かに、世の中の動きとして会議を削減しているイメージはあります。しかし、それは逆を言えば”削減されても支障のない会議が多かった”ということです。
つまり、目的も方法も、時間設定でさえも曖昧な会議が多く、ただ慣習的に実施していた会議が多かった。だから削減されたということです。
重要なのは、会議を開催する意味や目的を、”あなたはどのように捉えているか？”ということです。
世の中が会議を削減しているから、自分たちも会議を削減しなければ！という軽はずみで安易な考えは、絶対にしないでください。
世の中がどうなろうと、自分たちが必要だと思えばやるのです。
世の中の動向を見ながら、合わせていく施策もあれば、世の中に合わせなくても良い施策もあるのです。
参考にするのは良いですが、根拠もなく表面だけ捉えて施策に盛り込むのは危険すぎます。
しっかりと根拠をつかみましょう。
さて、いかがでしょうか。
私は会議は重要だと思っています。しかしそれは内容によって形を変える必要があります。
これだ！と固定観念に縛られず、柔軟に対応できるようにしましょう。
それでは。
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FukushiVisionGroup株式会社 医療・介護・福祉経営コンサルティング
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