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おはようございます。Fukushi Vision Group株式会社 医療・介護・福祉経営コンサルティングの塚本です。
本日は「管理職の業務整理」についてお話していきます。
業務整理は時として面倒に感じるものです。というかいつまでも、面倒くさいものです。
日々の仕事を把握し、それをカテゴリー別に分類することは、とても苦痛であり、時間がかかるものです。
しかし、その目的は自分の時間を確保し、本質的な業務に集中するためです。
現場で行われている仕事は大まかに以下の4つに分けることができます。
無意識的なルーチンワーク
意識的なルーチンワーク
無意識的なアドホックワーク
意識的なアドホックワーク
※アドホックワークとは、予定外の事態に対応するための作業を指します。これらの仕事をマトリックス上に配置し、重み付けすることで、仕事を効率的に振り分けることが可能となります。
業務整理が特に重要となるのは、組織の期待に応えられていない管理職や、思ったほど成果が出ていないと感じている方々です。
医療、介護、福祉の現場では、ルーチンワークに加えてアドホックワークが頻繁に発生します。
これは、利用者や患者の状態が急変する可能性が高く、仕事が予定通りに進まないという現実があるからです。しかしそのような状況でも、未定の事態を想定した計画を立てることが重要です。
具体的には、1日、1週間、1ヵ月で完了させるべき仕事を予定し、計画にある程度の余裕を持つことが大切です。
皆さんがマネジャーであり、同時に業務を遂行するプレイヤーでもある場合、「プレイングマネージャー」という役割を担っていることがほとんですが、マネジャーとしての役割を十分に果たせていないと感じたとき、KJ法やマトリクスを用いて自分の業務を整理すると良いでしょう。
この業務整理を通じて、あなたが果たすべきマネジャーとしての役割が十分に遂行されていないこと、あるいは逆にマネジャーとしての仕事が過剰で、プレイヤーとしての業務が不足していることが明らかになるかもしれません。
理想的には、プレイングマネージャーとして何に時間と労力を投じるべきかは組織内で事前に決定しておくべきです。しかし、理想と現実にギャップがある場合、その原因を追求することが重要です。
おおむね、これまでご支援してきた組織においても、業務内容を明確にしているところは少ないように思えます。
業務整理の結果、自分がやらなくてもいい業務を他の人に委ねることが可能となります。
さらには業務整理は、組織全体の「マニュアル作成」にも繋がります。マニュアルは時間と経験、知識を蓄積した教科書のようなものです。誰かが退職したからと言って、ゼロから再スタートすることは、それこそ時間と労力、お金が無駄になってしまいます。
何かと便利に扱われる管理職ですが、名ばかり管理職ではない、現実的に業務をこなす理想の管理職となるために、まずは業務整理から始めましょう。
それでは。
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FukushiVisionGroup株式会社 医療・介護・福祉経営コンサルティング
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